Az AXEL PRO Nyomtatványkitöltő Programban emaileket is tud küldeni melyhez a legelső alkalommal néhány beállítást el kell végeznie.
Az email küldés funkció használatához kérjük kattintson a táblázat bal felső részén lévő kis lila kör ikonra, majd válassza a Mentés és Küldés lehetőséget.
A funkció használata egyszerűen beállítható, speciális szaktudás nélkül.
Táblázatok küldése emailben
Kattintson a bal egérgombbal a táblázat bal felső sarkában található lila körre, vagy a jobb egérgombbal a táblázat fejlécén bárhol, majd válassza a Mentés és küldés menüpontot, azon belül pedig a Küldés emailben lehetőséget. Néhány ablakban a felső részen található Exportálás gomb után is kiválasztható a Küldés emailben menüpont. Ezután az exportálásnál is megtalálható CSV, XLS, PDF formátumú csatolások közül lehet választani. A program elvégzi a kiválasztott formátumba történő exportálást, majd megjeleníti az email küldési ablakot.
Email küldés
Az email küldésekor meg kell adni a címzett email címét és az üzenet tárgyát. Tetszőleges fájl csatolható az emailhez. Célszerű kitölteni a nagy szövegbeviteli részen az üzenet szövegét is, ahol használhatóak különböző formázások is a szövegbeviteli doboz feletti gombokkal. A formázás csak itt végezhető el, vágólapon keresztül ne illesszen be az üzenet szövegéhez más program (pl.: Word) által formázott szöveget.
A címzetthez egy vagy több email cím adható meg. Több emailcím megadása esetén legalább EXTRA változat szükséges és pontosvessző (;) karakterrel választhatóak el a címzettek, amelyekből maximum száz írható be.
Az üzenet tárgya és szövegezése sablonból is kiválasztható, ezáltal a gyakran ismétlődő üzenet típusok esetében nem kell mindig legépelni a szöveget.
Ha a Sablonok fül alatt rögzítve lett legalább egy üzenet-sablon, akkor az Üzenet fül alatt a Tárgy beviteli mezőtől jobbra lévő "v" feliratú gombon kattintva választható ki a sablon, amely módosítani fogja az email tárgyát és az üzenet szövegét.
Az üzenet küldésének megkezdéséhez kattintson az ablak jobb alsó sarkában található Küldés gombra. A küldés időtartama az Internetkapcsolat feltöltési sebességétől függ, ezért nagy méretű fájl csatolások esetén több percig is eltarthat.
Email küldési beállítások
Mivel az üzenet küldése külső levelezőprogram nélkül, közvetlenül a szoftverünkből történik, ezért itt is meg kell adni az email küldéséhez szükséges technikai paramétereket.
Kattintson az Email ablakban felül a Küldési beállítások fülre, majd adja meg a szükséges adatokat. A megadott beállítások a sikeres email küldés után tárolódnak, így ezeket csak egyszer kell beállítani, a következő email küldésekor már automatikusan ki lesznek töltve.
SMTP szerver neve: Válasszon a legördülő menüből, vagy írja be manuálisan. Ez lehet az internet szolgáltató SMTP szervere, vagy tárhelyszolgáltatótól rendelt SMTP szerver is. Gmail esetén pedig a gmail szervere.
SMTP felhasználónév: A legtöbb SMTP szerver hitelesítést igényel, amelyhez tartozóan itt lehet megadni a felhasználónevet. Általában (pl. Gmail esetén is) a teljes email címet kell megadni, de néha egyedi azonosító szükséges.
SMTP jelszó: Amennyiben az SMTP szerver hitelesítést igényel, adja meg az előző felhasználónévhez tartozó jelszót.
Gmail esetén ez az alkalmazásjelszó, melyet a Google fiókban szükséges beállítani az alábbi videó alapján:
https://www.youtube.com/watch?v=F-M-HkNqJ5U
SMTP port: Az SMTP szerver kommunikációs portja. Általában 25. Gmail esetében 465, vagy 587. Egyes szolgáltatók azonban ezektől eltérő port használatát írják elő.
SSL/TLS kapcsolatot igénylő SMTP szerverek (Pl.: Gmail) esetében ezt a jelölőnégyzetet be kell jelölni.
Feladó neve: Az üzenet címzettje milyen nevet lásson az email feladójánál. Tetszőleges megnevezés használható, vagy a mező üresen is hagyható.
Feladó email címe: Az Ön email címe, erre az email címre tud válaszolni az üzenet címzettje.
A Másolat küldése saját email címre kapcsoló bekapcsolásával egy példányt a feladó email címére is elküld a program, így teljesen megbizonyosodhat arról, hogy az üzenet elküldése megtörtént, illetve később visszakereshető lesz az üzenet.
A Több címzett láthatja egymást kapcsoló bekapcsolását követően, amennyiben több címzettet jelöl meg címzettként, akkor az email olvasásakor láthatják egymás email címét.
Néhány esetben külső programból történő üzenetküldéshez érdemes ellenőrizni a tűzfal és vírusirtó beállításokat is.
Ha az SMTP beállításait nem ismeri, vagy valamilyen okból nem elérhető (például vállalati proxy szerver blokkolja a kommunikációt), akkor exportálja az adatokat tetszőleges formátumba, és használja a megszokott levelezőprogramját, amelyhez fájl csatolásként jelölje ki az exportált fájlt.